As pessoas costumam investir na contratação de uma empresa especializada em cuidar dos seus condomínios pois fazer a gestão de um condomínio não é uma tarefa fácil.
Afinal, esses empreendimentos demandam muitas tarefas que vão desde a gestão de funcionários, contas a pagar, prestações de conta, reuniões com os condôminos até a manutenção do condomínio.
Uma boa empresa desse ramo se encarrega de controlar todas as tarefas administrativas de um condomínio, permitindo aos moradores obter maior conforto e segurança no dia a dia.
Mas é necessário contar com uma companhia realmente especializada, que seja capaz de cumprir suas tarefas com excelência.
Evidentemente, todo e qualquer condomínio, seja residencial ou comercial, possui demandas parecidas, mas é importante se manter atento aos diferenciais do seu condomínio para, só então, escolher a administradora de condomínios.
Portanto, antes de nos aprofundarmos no assunto, tenha em mente que a escolha da administração de condomínios depende das suas necessidades específicas e qual administradora de condomínio demonstra maior capacidade para atendê-las.
Responsabilidades da administradora de condomínio
Administrar é o ato de gerenciar um negócio próprio ou de outrem, seja ele privado ou público.
Na administração de condomínios, existe um acordo entre as partes (condomínio e administradora), firmado por meio de um contrato escrito ou verbal.
Nesse acerto, ficam definidas quais serão as funções da empresa de gestão que está sendo contratada.
Tratando-se de um acordo bilateral, a figura do gestor de negócio não é incluída (artigo 861 do Código Civil).
As responsabilidades de uma administradora estão definidas no Código Civil (2002) — especialmente a partir do artigo 653 e os seguintes.
Dessa forma, ela efetua suas atividades como mandatária do representante legal do condomínio.
As responsabilidades de uma administradora de condomínio são classificadas em principal, secundárias e eventuais.
Função principal
A função principal, também chamada de precípua, é ajudar o síndico no desenvolvimento das atividades rotineiras do empreendimento. Entre elas, estão:
- contabilizar receitas e despesas;
- elaborar folhas de pagamento;
- realizar pagamentos;
- emitir boletos de pagamento das cotas condominiais;
- confeccionar pastas de prestação das contas do mês;
- assessorar as assembleias gerais (organizando antes e depois).
A administradora não costuma decidir ou tomar providências, mas apenas alertar o representante legal do condomínio, cabendo a ele tomar a decisão, acatando ou não a sugestão da contratada.
Nesse sentido, a administradora deve orientar o representante legal acerca dos aspectos jurídicos e oferecer suporte a todas as funções administrativas.
Funções secundárias
As funções secundárias, embora se refiram às atividades desenvolvidas diariamente no condomínio, são causais, as quais não estão previstas e nem apresentam data aprazada para ocorrerem.
Entre as responsabilidades de natureza secundária, podem ser citadas:
- aplicação de multas e advertências;
- emissão de circulares;
- fornecimento de orientações específicas — Regulamento Interno, Convenção Condominial, formas de realizar assembleias, prazos e assim por diante.
Funções eventuais
As funções eventuais podem ser de dois tipos: contratadas e especiais.
Toda atividade eventual se caracteriza por ser esporádica, resultante de determinado serviço, como a realização da Assembleia Geral pelos funcionários da administradora de condomínio.
As responsabilidades eventuais consistem, portanto, em não ser o objetivo principal do contrato, mas em atividades que a administradora, ainda assim, dispõe de condições materiais, técnicas e tecnológicas para efetuá-las.
As funções eventuais contratadas são as que se ajustam à definição acima, sendo contempladas e ajustadas no contrato firmado entre a empresa e o próprio condomínio, envolvendo ou não custos adicionais.
Já as funções eventuais especiais, na maioria das vezes, não estão definidas em contrato e não apresentam custos definidos — devendo ser acordadas à parte conforme as necessidades exigirem.
O que avaliar ao escolher uma administradora?
Para escolher a melhor empresa administradora de condomínios você deve avaliar questões sobre: como funciona a contabilidade, a economia em serviços, a gestão pessoal, etc.
Além disso, é importante ouvir as propostas dos vendedores dos serviços, tirar todas as dúvidas que tiver, colocar situações problemas e ver como eles podem resolver.
O preço apesar de não ser o principal quesito, deve ser analisado também. Analisar se o preço do serviço cabe no orçamento do seu condomínio sem prejudicar a receita é fundamental.
Por fim, é importante também falar sobre suas expectativas com o serviço contratado, alinhar todas elas com a administradora para que vocês se tornem grandes parceiros.
Colocando em prática
Neste conteúdo você conferiu como escolher uma administradora boa para o seu condomínio.
Entre outros pontos, também foi compartilhado quais são as principais funções dessas empresas e como elas podem ajudar a cuidar do condomínio e das responsabilidades que vem com ele.
Por fim, foi compartilhado o que é necessário considerar na hora de fechar o contrato com uma administradora de condomínios e ter bons resultados.