O fenômeno de fazer apresentações pelo PowerPoint é real, mas se usado de forma incorreta, pode arruinar sua comunicação.
Aprender como preparar uma apresentação pode ajudá-lo a se tornar mais estratégico e eficaz em sua abordagem.
Estas 4 etapas básicas irão guiá-lo através do processo de preparação de uma apresentação que se destaque da multidão!
4 coisas para se pensar ao preparar sua apresentação
Iniciar uma apresentação pode ser um pouco assustador. Para elaborar uma apresentação bem organizada e eficaz, é essencial fazer um pouco de trabalho prévio.
As etapas a seguir, para preparar uma boa apresentação, o ajudarão a ter uma abordagem mais estratégica para o seu trabalho e levará suas apresentações para o próximo nível.
1. Quais são seus objetivos da apresentação?
O primeiro passo ao preparar uma apresentação é pensar sobre seus objetivos. O que você deseja alcançar com esta apresentação? Embora muitas pessoas não reservem tempo para pensar nisso, é uma etapa realmente essencial para se trabalhar.
Realizar o passo a passo o ajudará a ser mais eficiente e estratégico como um todo. Mesmo que pareça um dado adquirido, refletir sobre isso e formular corretamente o que será feito pode fazer toda a diferença.
Ao trabalhar nesta preparação, pensar sobre seus objetivos é um ótimo ponto de partida para todos os tipos de negócios, desde uma clínica de oftalmologia em Jundiaí à um médico alergista do Rio de Janeiro.
Ou ainda, uma clínica que ofereça um serviço de cirurgia dermatológica em Cuiabá, precisa apresentar sua ideia/negócio/marca da forma mais informativa e leve possível, para que seus clientes ou colaboradores consigam compreender toda a sua apresentação.
O que você pode incluir na apresentação? Que imagem de si mesmo você deseja que seu público tenha? É importante que seja uma apresentação informativa.
Uma sugestão é usar este conjunto de perguntas para fazer a bola rolar:
- O que estou tentando alcançar com esta apresentação?;
- Para considerar esta apresentação um sucesso, qual seria o resultado perfeito?;
- O que o público deve levar embora após o término da apresentação?;
- O que quero que o público pense ao pensar sobre mim/minha empresa?
Pensar sobre o que você está tentando alcançar o ajudará a determinar os fatores mais importantes de sua apresentação e em que você deve concentrar suas energias.
Muitos de nós provavelmente já passou por uma “morte por PowerPoint”, em que a apresentação está desarticulada e os palestrantes parecem continuar andando em círculos.
Pensar sobre seus objetivos e como sua apresentação seguirá ajudará você a manter sua apresentação nítida.
2 – Quem é o seu público?
Assim como os objetivos de uma apresentação, esta é uma etapa que pode ser facilmente descartada.
No entanto, é uma parte vital da preparação de uma boa apresentação. Saber quem são, o que fazem e qual é o seu alvo pode ajudá-lo a ser mais eficaz e estratégico durante a sua apresentação. Pergunte a si mesmo:
- Qual é o conhecimento prévio sobre o assunto que o público possui?;
- Qual é o conhecimento prévio sobre mim/minha empresa?;
- Por que eles deveriam estar interessados em minha apresentação?;
- O que eu tenho para oferecer a eles?
Não pensar em quem é o seu público pode ser um elemento-chave no fenômeno “morte por PowerPoint”. Sem saber quem é o seu público e o conhecimento prévio que ele tem, pode realmente jogar contra você.
Se você gastar muito tempo com detalhes que eles já conhecem, é possível acabar tornando sua própria apresentação tediosa e repetitiva. Por outro lado, se você presumir que eles sabem demais, a experiência pode ser frustrante e confusa.
Fazer uma pequena pesquisa de mercado sobre quem é o seu público pode ajudar muito, além de que saber quais são seus tópicos de interesse pode ajudá-lo a focar melhor na sua apresentação.
Se eles não sabem nada sobre você e sobre sua empresa, pode ser uma grande oportunidade para se apresentar.
Exemplo: um advogado no ABC Paulista pode aproveitar essa oportunidade para mostrar seu diferencial, e obter um destaque maior dentre os demais.
3 – Delineando suas apresentações
Agora é hora de delinear sua apresentação. Levando em consideração quais são os objetivos de sua apresentação e quem é seu público, você pode definir estrategicamente o que inserir nela.
O que você precisa incluir em sua apresentação para atingir seus objetivos? Quais informações seu público precisa saber ao final da apresentação?
Usando isso como uma linha de orientação, você pode começar a pensar sobre o que sua apresentação deve conter. Não se esqueça de que este é apenas um rascunho. Depois de começar a trabalhar em sua apresentação e PowerPoint, novas coisas surgirão.
Provavelmente, você terá novas ideias sobre como lidar com diferentes problemas, e a prática e o feedback são ótimas ferramentas para garantir que sua apresentação fique do jeito que você deseja.
Mas trabalhar em um esboço o ajudará a criar um “esqueleto” de sua apresentação e pensar estrategicamente sobre como você vai abordá-lo.
4 – Trabalhando no design de suas apresentações
Por fim, ao preparar uma apresentação realmente marcante, é importante pensar também no design, que é outro aspecto que pode ser facilmente esquecido.
No entanto, o PowerPoint é uma grande ferramenta visual. Se você não levar em consideração todos os seus componentes visuais e de design, estará perdendo o melhor que ele tem a oferecer.
A síndrome da “morte por PowerPoint” também conta com um componente visual, a posto que todos nós nos sentimos frustrados e entediados desde o início, quando descobrimos que uma próxima apresentação tem mais de 50 slides totalmente em branco.
Na verdade, o PowerPoint é uma ferramenta incrível com potencial quase ilimitado. Pode ajudar a tornar o seu conteúdo memorável, apresentando-o de uma forma mais visual.
Ele pode complementar sua apresentação adicionando recursos como vídeos, gráficos ou ilustrações, e pode até transmitir uma imagem sua de uma forma “diga, não mostre”.
Por exemplo, você pode dizer que sua empresa é profissional e orientada para os detalhes. No entanto, se seus slides parecerem algo feito no último minuto, é improvável que essa ideia se mantenha na mente do público.
Um bom design de apresentação pode fazer você parecer mais criativo, mais próximo do público, mais profissional, tranquilo, confiável e assim por diante.
Até mesmo as cores que você usa em sua apresentação influenciam em como ela é recebida! Os humanos são criaturas naturalmente visuais, então, é mais provável que você cause uma boa impressão com recursos visuais.
Respaldar suas palavras é a chave quando se pensa em uma apresentação realmente eficaz.
Você está pronto para começar a preparar sua próxima apresentação?
Trabalhar em uma apresentação, especialmente uma eficaz, é um trabalho árduo. Há muitos elementos a serem considerados: conteúdo, entrega, recursos visuais, e assim por diante.
Esperançosamente, este guia de 4 etapas sobre como preparar uma apresentação excelente o ajudará como ponto de partida.