Procurement é um dos processos empresariais mais importantes para muitas organizações, sejam grandes empresas ou aquelas de pequeno e médio porte.
A aquisição é vista como uma ajuda para agilizar os processos, reduzir os preços e custos das matérias-primas, e identificar melhores fontes de fornecimento.
Entretanto, o processo frequentemente apresenta muitos desafios, tais como subestimação de detalhes de compra, métodos de sourcing incorretos, informações erradas do fornecedor, seleção de fornecedor inadequado e risco nas negociações.
Felizmente, com o advento da tecnologia na atualidade, a automação de processos no geral ficou mais fácil e rápida, e o mesmo pode ser dito dos processos de procurement, que têm ganhado muita atenção no mercado.
Nesse artigo abordaremos as diferenças entre o processo de procurement tradicional e o advento das plataformas de compras, também chamado de e-procurement.
O que é o Procurement Tradicional?
Procurement tradicional segue uma metodologia de aquisição que existe há décadas, e ela continua a ser utilizada por ser suficiente para os processos: aquisição de materiais, produtos e serviços através de uma série de funções organizacionais.
Para completar as tarefas necessárias, a aquisição tradicional usa processos manuais, sendo eles:
- Identificação de um fornecedor;
- Fornecimento de bens ou serviços desejados;
- Solicitação de entrega;
- Faturamento e pagamento;
- Gestão do relacionamento com o fornecedor.
Estas tarefas são frequentemente realizadas por uma equipe de compras, com cada membro da equipe trabalhando para cumprir uma função específica.
Alguns podem arquivar papelada, enquanto outros podem trabalhar para publicar catálogos, e outros ainda podem trabalhar com a equipe financeira a fim de assegurar que os pagamentos do fornecedor sejam concluídos em tempo hábil.
Quais as desvantagens do Procurement tradicional?
No processo de procurement tradicional, a função era gerenciada manualmente, dependendo muito de folhas de Excel, papelada, assim como chamadas telefônicas e conversas presenciais.
Nesta abordagem tática, o objetivo era simplesmente preencher bens e serviços para obter a quantidade certa, ao preço certo e na hora certa.
Ao lidar com a aquisição como um processo de compra a curto prazo em vez de um componente integral das operações comerciais, as empresas perderam o valor que uma abordagem estratégica pode trazer.
O procurement manual prejudica as operações e o potencial de sucesso financeiro de uma empresa, confiando em tarefas demoradas e tediosas e repetitivas que não conseguem gerar economias ou lucros significativos.
Em um mundo cada vez mais volátil e digitalizado, o sistema tradicional de compras simplesmente não parece mais ter lugar.
A mudança das operações de aquisição para uma plataforma digital unificada simplifica e acelera todas as operações de fonte a fonte, criando oportunidades para gerar mais valor e economia no processo de aquisição.
O que é e-Procurement?
Aquisição eletrônica ou e-procurement é o processo de aquisição, encomenda e compra de bens e serviços on-line.
O objetivo de usar um sistema de compras digital é obter bens ou serviços ao melhor preço possível no melhor momento possível.
Para atingir este objetivo, é significativo que as organizações estabeleçam fortes relações com seus fornecedores.
Através do e-procurement, as organizações podem estabelecer diretrizes ou limites em relação ao orçamento e aos gastos dentro da plataforma.
Quando a aquisição eletrônica é implementada adequadamente, ela abre as linhas de comunicação entre a organização e o fornecedor, criando um link e facilitando interações como licitações, e-mails e pedidos de compra.
Como e-procurement acontece em uma plataforma de compras online, ela utiliza sistemas em rede e interfaces web para os processos e operações da cadeia de suprimentos.
Como funciona?
E-Procurement diminui a necessidade de realizar manualmente tarefas extenuantes relacionadas à aquisição, como leilões eletrônicos e licitações eletrônicas.
O processo funciona conectando várias partes e processos em uma plataforma centralizada.
Benefícios das plataformas de e-procurement
Os processos de compras mudaram ao longo dos anos, e agora estamos vivendo a nova era da gestão de compras, graças ao advento do e-Procurement e seus grandes benefícios para uma pequena empresa, média ou grande.
Aqui estão alguns exemplos das muitas vantagens que vêm com a adoção de um sistema de compras:
1. Melhoria da Eficiência Operacional
Em uma abordagem manual, as operações de aquisição eram gerenciadas através de papelada, planilhas Excel e chamadas telefônicas.
Ao mover as operações para uma plataforma de compras, os processos se tornam automatizados e as operações são aceleradas com um processamento muito mais rápido, permitindo aos gestores economizar tempo.
Uma plataforma digital nativa da nuvem simplifica cada funcionalidade do processo de aquisição e ajuda a comunicar-se com outras ferramentas, tais como plataformas de contabilidade ou ERPs.
Esta funcionalidade cria mais eficiência dentro do processo, permitindo que os profissionais de compras façam em dias o que antes levava semanas.
2. Aumento da Visibilidade e Transparência
No sistema de procurement tradicional, era difícil rastrear e gerenciar o comportamento e os padrões de gastos, e sem uma visão clara e simplificada das operações e transações, as empresas não conseguiam perceber valor ou economia significativos.
A implementação do e-Procurement aumenta a visibilidade geral e a transparência dos processos de compras, oferecendo aos profissionais uma maior percepção do comportamento dos gastos.
3. Impulso no Compliance
Quando a aquisição era feita manualmente, era difícil gerenciar as relações com os fornecedores e acompanhar seu desempenho.
O e-procurement oferece às empresas uma compreensão abrangente de suas transações de compra, bem como um controle mais firme sobre o ciclo de vida de seu contrato com um fornecedor.
Com o uso da tecnologia, as empresas podem monitorar mais efetivamente o desempenho dos fornecedores para garantir que ele aja em conformidade com os procedimentos contratuais.
Da mesma forma, o e-procurement ajuda a garantir que os funcionários atuem em conformidade com os fornecedores acordados e os contratos estabelecidos em seu sistema de aquisição.
Conclusão
O imenso benefício do software de e-procurement reside em sua capacidade de lidar eficientemente com as funções táticas e transacionais de compras, liberando os profissionais e gestores para se concentrarem na estratégia.
Ao canalizar seus esforços para um trabalho mais estratégico, os departamentos de compras podem impactar muito o valor geral que podem trazer para sua empresa.
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