Existem inúmeras práticas para organizar o setor financeiro de uma empresa que ajudam qualquer empreendimento a ter resultados melhores e, consequentemente, se tornar mais competitivos no mercado.
Para citar um exemplo, é necessário ter um excelente controle do fluxo de caixa, bem como saber separar o lucro do capital de giro do negócio, evitando confusões e, por consequência, a descapitalização da empresa.
Além do mais, as companhias que vendem a prazo no boleto precisam ter um bom controle de inadimplência para evitar que isso acabe com o lucro do empreendimento.
Neste artigo, vamos mostrar um pouco mais a fundo quais as melhores práticas que você pode adotar para organizar o setor financeiro do seu negócio. Boa leitura!
7 práticas para organizar o setor financeiro de uma empresa
Organizar o setor financeiro é fundamental para garantir a sobrevivência da sua empresa no mercado, e logo abaixo vamos mostrar 7 práticas para você começar a aplicar hoje mesmo no seu negócio. Confira!
1. Crie uma a planilha financeira sofisticada
O primeiro passo necessário para organizar o setor financeiro é criar uma planilha sofisticada na qual você pode lançar todas as entradas e saídas de forma separada. Certifique-se de que os custos estejam separados em três categorias:
- custo fixo;
- custo variável;
- custo da mercadoria vendida.
Se quiser deixar a planilha ainda mais robusta, você pode criar uma aba para pró-labore, outra para investimentos e mais uma para despesas financeiras. Crie também uma aba para as entradas de dinheiro.
Ao final, é preciso subtrair todas as entradas e saídas e compreender quais os tipos de custos são mais pesados no orçamento.
2. Crie um fluxo de caixa e um demonstrativo de lucro
Muitos gestores confundem caixa com lucro. Esse é um erro, pois, em muitos casos, os recebimentos podem acontecer em um mês e os pagamentos em outro.
Portanto, é comum que fique dinheiro no caixa que não é lucro, mas sim referente às despesas que serão realizadas no futuro. Por isso, é importante criar dois controles no negócio, um demonstrando lucro e outro para o caixa.
No demonstrativo de lucro, deve-se lançar as despesas por competência. Por exemplo, você compra matéria-prima para pagar em 30 dias e, nesse caso, a compra é lançada nos custos do demonstrativo de lucro, mas não na saída de caixa.
O mesmo se faz com as receitas: no demonstrativo de lucro, é preciso lançar a venda na data que ela aconteceu e, no caixa, lançar o dia em que a empresa recebeu o valor.
Assim, ao separar o demonstrativo de lucro do caixa, fica mais fácil identificar exatamente o que a empresa está ganhando e onde está o problema.
3. Crie um controle de inadimplência
Um controle financeiro empresarial indispensável para qualquer negócio é o da inadimplência. Logo, crie uma planilha na qual você lance todas as vendas, e as datas de recebimento delas.
Então, acompanhe esses recebimentos e vá dando baixa neles. Posteriormente, veja o que está em aberto e faça as cobranças com frequência.
Quando um boleto fica em aberto por mais de 90 dias, é preciso lançá-lo no balanço como inadimplência, sendo que o valor da inadimplência dividido pelo faturamento dará o percentual de clientes que não estão pagando em dia.
Medir isso é fundamental para criar estratégias mais efetivas, como: melhorar a política de concessão de crédito, estimular o uso de cartão ao invés de boleto etc.
4. Determine um pró-labore pelo seu trabalho
Um dos pontos que mais gera desorganização financeira em uma empresa é a confusão entre os gastos de pessoas físicas e jurídicas. E isso requer uma grande atenção.
Assim sendo, o ideal é determinar um valor necessário para manter seu custo de vida pessoal e escolher um dia no mês para fazer a retirada do pró-labore.
Isso evita que você confunda capital de giro, lucro da empresa e dinheiro que poderá ser retirado dela. Afinal, o capital de giro é necessário para manter o negócio sadio, e uma parte do lucro precisa ser reaplicada para a empresa crescer. Já o restante pode ser usado pelos sócios.
É crucial fazer essa separação para evitar desfalques e, por conseguinte, problemas futuros.
5. Faça um arquivo para guardar os documentos
Documentos, como notas fiscais, precisam ser devidamente guardados. Mas, hoje, com o avanço da tecnologia, não é mais tão necessário ter um ambiente físico para isso.
Você pode fazer a digitalização deles e arquivá-los em nuvem. Assim, fica mais fácil puxar um documento quando ele for necessário. Por exemplo, para enviar um boleto para o cartório, em alguns casos, será preciso apresentar a cópia de uma nota fiscal.
Nesse caso, você terá que acessar esse arquivo de maneira fácil. Quanto mais organizado estiverem os documentos da empresa, sobretudo os do setor financeiro, menos problemas você enfrentará.
6. Considere implantar um sistema de automação
Ainda que muitos controles possam ser feitos através de planilhas, é crucial considerar a implantação de um sistema de automação para melhorar ainda mais o controle da sua empresa.
Afinal, um sistema permite que você tenha dados precisos em tempo real e tome decisões muito mais embasadas, quando for necessário.
Dependendo do sistema, é possível até mesmo gerar gráficos e relatórios que possibilitem uma visualização muito mais precisa da situação que a empresa vem enfrentando.
7. Determine corretamente as funções
Por fim, e não menos importante, é crucial determinar corretamente as funções dentro de um departamento financeiro. Coloque um colaborador para fazer as contas a pagar, outro para as contas a receber e mantenha a liderança no setor.
Dependendo do porte da empresa, pode-se pensar em ter uma pessoa para fazer as cobranças com mais frequência e tentar, dessa forma, diminuir o índice de inadimplência.
Essa organização permitirá que a recuperação de crédito no negócio seja mais efetiva, o que evita que o índice de inadimplência corroa o lucro do seu negócio.
De modo geral, o setor financeiro é um dos mais importantes de uma organização, pois se a empresa não fizer uma boa administração do seu capital de giro, poderá enfrentar sérios problemas de liquidez para pagar suas contas.
Por isso, é essencial manter a máxima organização do departamento, sabendo dividir contas pessoais e empresariais, e encontrando corretamente o lucro líquido, não confundindo-o com o capital de giro do estabelecimento. Este artigo foi escrito pelo autor convidado Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFE.io, que oferece uma API para emitir e gerenciar notas fiscais automaticamente. A NFE.io é um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas repetitivas, contribuindo para que você ganhe tempo e diminua gastos.