A burocracia corporativa é uma das principais causas da perda de eficiência e produtividade. Em nome da boa gestão e governança, muitas organizações incorporam em seu trabalho comportamentos que afetam o desempenho dos funcionários.
São protocolos, autorizações, processos e longas reuniões. Diante de tantas tarefas, é comum as empresas perderem tempo com serviços burocráticos, em vez de se dedicarem ao que importa: o core business.
Por esse motivo, conheça a ferramenta ERP que ajuda os profissionais na gestão administrativa e na estruturação de processos mais ágeis de um negócio.
Antes de aprofundarmos no assunto vamos entender um pouco sobre o conceito por trás dessa metodologia. Boa leitura!
Conheça as metodologias ágeis
Os métodos ágeis nasceram em empresas de software e projetos de tecnologia. O objetivo original era desenvolver programas e funções no menor tempo possível.
Com tanto sucesso, muitas ferramentas de automação são criadas para facilitar o dia a dia em ambientes corporativos.
Essas ferramentas possibilitam uma comunicação interna mais efetiva, onde todo mundo no projeto sabe o que está acontecendo e o gestor acompanha de perto cada passo.
Se perceber algum problema, interfere com muito mais agilidade para recolocar o trabalho de volta aos trilhos.
Dentre os principais benefícios, podemos citar a redução dos excessos de trâmites administrativos. Veja como isso é possível a seguir.
Use a tecnologia a seu favor para reduzir a burocracia
A tecnologia é uma aliada na redução da burocracia corporativa. Um exemplo de destaque é o sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning), que integra todos os dados da empresa em um único ambiente virtual, gerando diversas vantagens como:
- redução da quantidade de documentos em papel;
- melhora na troca de informação entre os funcionários;
- controlar os processos com mais precisão;
- aumento da produtividade;
- automatização dos processos;
- minimização das falhas humanos, melhorando o tempo de resposta;
- reunião de informações relevantes sobre o negócio;
- auxílio na tomada de decisões, entre outros pontos importantes para a redução da burocracia.
Mas o que é ERP de fato?
Ainda falando da sigla ERP ou Sistema de Gestão Integrado, saiba que essa tecnologia ajuda os gestores a melhorar os processos internos e integrar as atividades em diferentes departamentos, como vendas, finanças, estoque e recursos humanos.
Ao centralizar as informações em uma plataforma, o fluxo de dados corporativos se torna mais fluido e fácil de compartilhar. Ao mesmo tempo, essas soluções eliminam a duplicação de informações.
Com isso, a solução continua sendo uma base única e completa. O resultado são insights valiosos que ajudam a tomar as decisões certas.
Com clareza nos objetivos, a empresa mantém o foco no que importa e os funcionários passam a priorizar as tarefas corretamente integrando, por exemplo, o departamento de finanças.
Na prática, isso significa mais agilidade na execução dos projetos por quatro motivos. São eles:
A possibilidade de avaliar os processos com frequência
Por permitir avaliar todos os processos da instituição e ajudar a reestruturar as atividades de acordo com a realidade da rotina, o sistema ERP é uma ferramenta poderosa para a gestão empresarial.
Dessa forma, todas as tarefas processuais serão avaliadas frequentes e de acordo pontos básicos, como:
- Tempo de resposta dos processos;
- Quantidade de pessoas envolvidas;
- O que gera a produtividade?
- Existe algo que possa influenciar o processo negativamente?
Ao entender melhor cada etapa da produção, é possível identificar quais serviços aumentam o nível de burocracia para, em seguida, elaborar melhores estratégias.
Organizar o ambiente de trabalho
A organização do ambiente de trabalho é fundamental. Além de reduzir a burocracia, essa medida proporciona mais agilidade nos processos internos da empresa.
Um local estruturado favorece o fluxo de informações entre gestores e colaboradores, diminuindo o retrabalho e aumentando a produtividade.
O Excel pode ser um ponto chave para a melhoria da organização entre as equipes.
Dar autonomia aos colaboradores
Uma das inseguranças mais encontradas em quem tem papel de líder nas organizações, é a delegação de tarefas.
Esse é um grande erro: muitos gestores acabam colocando mais responsabilidade em si do que deveriam, o que prejudica os resultados operacionais da empresa.
Dar autonomia aos funcionários é uma questão importante na redução da burocracia corporativa.
Uma ideia é construir uma lista de tarefas que uma equipe pode realizar sem ter que passar por um processo longo e cansativo.
Em vários casos, gerar essa autonomia pode ter um impacto positivo em vários departamentos, pois o trabalho do dia a dia se torna mais dinâmico, os funcionários se sentem mais valorizados, motivados e engajados e se tornam mais produtivos.
Acompanhar as métricas de desempenho e buscar melhores estratégias
Com uma simples pesquisa na internet, você pode encontrar centenas de informações sobre as principais métricas para a gestão de qualquer empresa.
A dificuldade desse processo é saber como realizar a melhor escolha para as características do seu tipo de negócio, como por exemplo, o fluxo de caixa.
Quando o assunto é otimização para o departamento financeiro, grande parte dos gestores utilizam o Excel como ferramenta principal.
Essa plataforma, muitas vezes, oferece um trabalho manual que aumenta o tempo de trabalho e as chances de ocorrer falhas humanas.
Nesse caso, para melhorar sua rotina de trabalho, é necessário investir em uma ferramenta como o ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais) que irá ajudá-lo a controlar o seu fluxo de caixa e muito mais.
Vale a pena integrar o meu ERP com uma solução de CRM?
A resposta é sim! Se sua ideia é otimizar ainda mais a rotina operacional da sua empresa, integrar uma solução ERP com um CRM é fundamental.
Essa ferramenta organiza e registra as ações de vendas de uma empresa, envolvendo estratégias, cultura organizacional e tecnologia. Acima de tudo, é um facilitador para as equipes de vendas.
Ela te ajuda a estruturar, padronizar e otimizar todas as atividades relacionadas ao setor comercial, com um bom controle de estoque criando o ambiente ideal para manter um relacionamento com seu público.
A integração entre esses dois sistemas (ERP e CRM), simplifica ainda mais o fluxo de informações na sua empresa, melhorando o desempenho e a qualidade do trabalho realizado.
A partir disso, todos pedidos feitos são catalogados e direcionados de acordo com o controle de estoque, o que otimiza tempo e agiliza a entrega do produto ao cliente.
Integrar CRM com ERP também auxilia em outras questões importantes para a empresa.
Ao acessar e compartilhar dados e métricas de vendas, os departamentos de estratégia podem monitorar com mais cuidado todas as ações importantes para manter o negócio eficiente.
Ao longo deste artigo, deixamos claro quais são as vantagens e benefícios que os gestores encontram ao utilizar boas ferramentas para a gestão.
Agora, vamos mostrar na prática como escolher a melhor plataforma para sua empresa. Confira!
Como encontrar o Sistema ERP ideal para seu Negócio?
Atualmente, existem soluções disponíveis para atender empresas de todos os segmentos e portes de mercado compartilhando os dados e métricas de vendas.
Desde os sistemas mais simples e econômicos (para pequenas empresas) até os sistemas mais complexos podem ser encontrados com uma extensa lista de funcionalidades e integrações (para grandes empresas).
Por isso, é preciso entender a necessidade da sua empresa antes de buscar pelas opções disponíveis.
A seguir, você terá um norte ao responder às seguintes perguntas:
- Qual é o tamanho e o segmento de mercado da empresa?
- Que outras ferramentas a empresa usa ou quer usar?
- Quanto tempo leva para treinar minha equipe?
- Tenho alguma necessidade especial?
Saber quais segmentos a ferramenta mais atende é fundamental, pois a lista de funcionalidades oferecidas pode variar de acordo com a especialização do mercado em que o ERP está inserido.
Você encontra sistemas desde os mais simples e econômicos (para empresas pequenas), até os mais sofisticados, com uma vasta lista de funcionalidades e integrações (para grandes empresas).
Além das informações que a empresa de software lhe fornece, também é preciso analisar as opiniões dos usuários que as utilizam.
Assim, é possível identificar como que o sistema está ajudando as empresas pequenas e as grandes empresas e se é essa a solução que você está precisando.
Assim terminamos mais um conteúdo informativo para mostrar ao leitor como a tecnologia é essencial para a rotina corporativa. Esse artigo foi produzido pela Equipe Sensio!
Até a próxima!