A gestão de notas fiscais em startups é algo essencial para que o negócio cresça de maneira regular, sem problemas com clientes ou com o Fisco.
À vista disso, decidimos compartilhar este artigo para lhe ajudar a entender qual é a importância do gerenciamento e como ele pode ser feito em startups. Continue a leitura e aprenda tudo sobre o assunto!
Qual é a importância da gestão de notas fiscais?
A emissão e gestão de notas fiscais é uma tarefa importante para qualquer empresa. Há diversos motivos por trás disso. Sendo assim, listamos os principais:
respeito à Constituição: a emissão de notas fiscais é obrigatória para a venda de quaisquer tipos de mercadorias de acordo com a Lei 8846/94;
regularidade fiscal: o recolhimento de diversos tributos ocorrem por meio das notas fiscais, como o Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
segurança ao consumidor: a nota é um documento que indica ao cliente que a venda foi realizada de maneira regular. Além disso, é o que permite a troca ou devolução do produto;
segurança à startup: a gestão adequada desses documentos pode evitar que a empresa seja prejudicada por golpes e fraudes;
prevenção de problemas: erros na emissão e gestão de notas fiscais podem resultar em multas e processos.
5 dicas de gestão de notas fiscais em startups
A seguir, reunimos as cinco principais dicas de gestão de notas fiscais em startups. Veja:
- emita o tipo correto de NF-e;
- saiba quais tributos incidem sobre seu produto;
- preencha as notas com dados corretos;
- armazene as notas fiscais;
- automatize os processos.
- Emita o tipo correto de NF-e
Devido ao senso comum, muitas pessoas acreditam que existe apenas um tipo de nota fiscal. Aquela clássica que recebemos quando compramos algum produto físico. No entanto, esse é apenas um modelo dos inúmeros que existem.
Dito isso, separamos os três principais tipos de NF-e para que você entenda de uma vez por todas quais são as características de cada modelo.
Confira:
Nota fiscal eletrônica de produto (NF-e): modelo clássico que citamos, é emitida na venda de produtos físicos. E-commerces, comércios e muitos outros estabelecimentos usam este tipo;
Nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e): modelo utilizado para a prestação de serviços. Startups costumam emitir este tipo, uma vez que grande parte trabalha com o modelo SaaS (software como serviço);
Nota fiscal eletrônica de consumidor (NFC-e): documento recente que foi criado para substituir o cupom fiscal no varejo. Supermercados, farmácias e afins emitem este tipo.
Antes de iniciar a emissão de notas fiscais, confira se o modelo está correto.
Como dissemos, startups geralmente emitem NFS-e, pois oferecem tecnologias como um serviço.
No entanto, é possível que sua startup tenha um modelo de negócio distinto. Por isso, sempre avalie a realidade da sua empresa.
A consulta da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) é uma boa ideia para descobrir qual modelo de nota se deve usar.
Quer saber mais sobre os diferentes tipos de NF-e? Assista ao vídeo abaixo da Serasa Experian:
- Saiba quais tributos incidem sobre seu produto
Como dito no tópico sobre a importância da gestão de notas fiscais em startups, há diversos tributos que podem incidir sobre esses documentos. Os dois principais impostos são os seguintes:
Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS): o recolhimento é de responsabilidade do seu estado. Incide sobre a venda de produtos;
Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS): o recolhimento é de responsabilidade do seu município. Incide sobre a prestação de serviços.
De maneira simplificada, startups que emitem NF-e precisam adicionar o valor do ICMS na nota. Já aqueles que emitem NFS-e devem adicionar o valor do ISS.
Contudo, outros tributos podem incidir sobre as suas vendas ou prestações de serviços. O ideal é que se consulte um contador para avaliar essas questões.
- Preencha as notas com dados corretos
Esta dica de gestão de notas fiscais em startups pode parecer óbvia. No entanto, é muito comum que empresas cometam erros por conta da quantidade de dados que precisam ser preenchidos, ou devido ao volume de NF-e emitidas.
E isso pode gerar diversos prejuízos às startups, como multas e impedimentos da Receita Federal, processos de clientes, entre outros.
Sendo assim, deve-se ter muita atenção durante o preenchimento dos documentos. Além disso, recomenda-se verificar os dados após preenchidos.
Em casos de alto volume de notas emitidas, o ideal é que haja um software para dar suporte à emissão e gestão.
- Armazene as notas fiscais
O trabalho não acaba após emitir a nota fiscal e enviar o DANFE ao cliente. Na verdade, há etapas essenciais para a gestão de notas fiscais que precisam ser realizadas depois desses processos.
Todas as NF-e emitidas devem ser armazenadas de maneira adequada em um banco de dados seguro e acessível. Além disso, é uma boa ideia que backups sejam feitos com regularidade.
Essas medidas preventivas visam garantir a declaração de impostos correta, evitar transtornos com clientes e se prevenir contra golpes e fraudes.
Portanto, é fundamental estruturar esses processos de gestão de notas fiscais em startups. Assim, haverá mais segurança para todas as partes.
Confira nove passos para melhorar a organização de notas fiscais na sua startup:
- Automatize os processos
A automação da emissão e gestão de notas fiscais em startups é algo que pode facilitar a aplicabilidade de todas as dicas anteriores.
Com um software que automatiza esses processos, o cálculo dos tributos, o preenchimento dos dados e o armazenamento das notas são feitos de maneira automática e correta.
Isso é ótimo para startups, uma vez que haverá mais tempo para que a equipe se dedique a outras atividades que contribuem para o crescimento do negócio.
No entanto, como faz para automatizar? É mais simples do que parece! Existem diversos softwares que são capazes de se integrar aos sistemas da sua startup e realizar os processos de maneira automática.
A nossa recomendação é a NFE.io, uma API focada em aprimorar a produtividade das empresas por meio da automatização da emissão e gestão de notas fiscais.
Este artigo foi escrito pela NFE.io, um sistema que descomplica a emissão e o gerenciamento de notas fiscais com o intuito de otimizar o tempo, a produtividade e o lucro das empresas.