Uma das obrigações que exige dedicação no mundo corporativo é organizar o pagamento de funcionários. O profissional responsável por tal função precisa otimizar seu tempo e ser rigoroso aos detalhes para produzir um documento eficiente, além de dominar a legislação brasileira. Devido à alta complexidade, muitas empresas têm optado pela terceirização da folha de pagamento.
Para chegar à decisão de contratar um serviço externo, geralmente um bom gestor avalia a quantidade de esforço e os riscos envolvidos, visando criar um documento padronizado.
Além disso, ele mensura os treinamentos sobre leis, gastos com contratação de pessoas e afins. Como tudo isso é oneroso para uma equipe interna, a terceirização passa a ser uma excelente alternativa a fim de minimizar a burocracia e ganhar escababilidade.
Logo, se você tem dúvidas se deve internalizar ou procurar um serviço externo para organizar a folha de pagamento, nós vamos explicar como funciona essa terceirização. Siga conosco!
Por que terceirizar a folha de pagamento?
Terceirização de serviço, ou outsourcing, é a transferência de atividades internas para outra empresa, visando realizar atividades de forma rápida e organizada. No caso da folha de pagamento, isso significa contratar uma terceirizada para contar com profissionais treinados para a função, frequentemente atualizados, que seguem as normas e leis.
À medida que as responsabilidades são transferidas, a contratante ganha tempo e dinheiro, visto que os períodos de pagamento passam por constantes balanços para evitar falhas. Logo, como esse procedimento demanda empenho contínuo, ter pessoas engajadas nesta atividade diminui a ocorrência de erros.
Ao mesmo tempo, a alternância das funções faz com que a instituição foque em questões estratégicas, possibilitando maior eficácia aos objetivos estratégicos.
Outro fator preponderante para a busca de um serviço externo é a segurança dos dados. A contratada tem controle absoluto dos documentos dos funcionários, armazenados em servidores, com programação de backup e tecnologia criptografada.
Em outra instância, ao comparar os custos e o período de trabalho feitos pelo RH com os de uma empresa terceirizada, é perceptível a economia de recursos, pois, dependendo do porte da empresa, essas atividades seriam desempenhadas por diversos funcionários CLT.
Quais atividades constam na terceirização da folha de pagamento?
Muitas atividades podem ser incluídas na terceirização da folha de pagamento, incluindo:
- cálculo de horários de funcionários, deduções e impostos;
- elaboração da folha de ponto e do holerite;
- geração de relatórios da folha de pagamento;
- emissão de guias de recolhimento de INSS e FGTS;
- quantificação dos valores associados aos processos relativos a férias;
- folha de pagamento do 13º salário;
- atendimento a benefícios legais;
- entrega da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- elaboração da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).
Basicamente, a terceirizada se responsabiliza pela emissão de comprovantes referentes aos processos, enquanto a contratante cuida dos recolhimentos.
Qual é o custo para terceirizar a folha de pagamento?
Se você deseja terceirizar os processos da folha de pagamento, é importante saber os aspectos que envolvem os custos do serviço. Neste caso, a principal despesa é a própria atividade, pois engloba: elaboração de holerites, preservação de registros financeiros e registro de ganhos de um funcionário dentro do ano fiscal.
Outro ponto é a integração de ferramentas, como os sistemas contábeis e financeiros. E, dependendo do tipo de gestão adotado, poderá haver custo adicional para a gestão dos benefícios e seguros oferecidos aos colaboradores.
A propósito, você já se perguntou quanto as empresas de folha de pagamento cobram por funcionário? Este é um dado relevante, que deve ser considerado na hora de fechar um orçamento.
Conforme dados divulgados pelo oHub, em média, você pode pagar R$ 250 por colaborador mensalmente para empresas com até 5 funcionários, assim como R$ 4.625 por 200 funcionários. Em suma, o valor vai depender da quantidade de colaboradores e do porte da instituição, ou seja, pequena, média ou grande.
Sob o mesmo ponto de vista, a contratação parcial ou integral também interfere no orçamento final. Resumindo, a opção parcial se remete apenas ao repasse de determinadas funções para a terceirizada, enquanto as demais permanecem sob responsabilidade da equipe interna.
Em contrapartida, no serviço integral, o acordo com a parceira define todas as atividades acertadas.
O que observar na hora de escolher uma empresa terceirizada?
Ao longo deste artigo, você identificou que existem diversas razões para considerar a terceirização da folha de pagamento, não é? Mas, a partir da decisão formada, é preciso que, realmente, a companhia escolhida se comprometa com suas atribuições. Nesse aspecto, você deve preponderar os seguintes fatores:
- suporte: verifique se o atendimento e o suporte funcionam 24 horas por dia, somente em horário comercial e as ações durante o período;
- postura: observe se a comunicação é respeitosa e colaborativa. Antes da contratação, torna-se difícil avaliar o comportamento alheio, mas é possível mensurar o quanto a equipe da terceirizada está disposta a servi-lo;
- modernização: analise se a tecnologia utilizada é a mais atual do mercado. A contratada deve conhecer as tendências e oferecer atualizações frequentes em seus sistemas;
- profissionais qualificados: invista em uma empresa que tenha especialistas com ótima capacidade analítica em sua área de atuação. Pessoas treinadas e prontas para realizar o serviço imediatamente é o mínimo esperado por uma terceirização;
- flexibilidade: descubra qual é o nível de flexibilidade da empresa em casos de imprevistos, afinal de contas, aumento ou diminuição de demandas pode acontecer esporadicamente e será necessário contar com ajuda sobressalente.
Diante disso, chegou a hora de você encontrar a melhor empresa de folha de pagamento do mercado. Faça cotações, compare propostas e tenha cautela na hora de tomar sua decisão.
Este post foi escrito especialmente para o blog guiadeinvestimento.com.br e é uma iniciativa do oHub para mostrar a importância da terceirização da folha de pagamento.